소규모 기업을 위한 응답 서비스 선택
최근 몇 년 동안 시드니의 기업에서는 전화 응답 서비스를 점점 더 많이 사용해 왔습니다. 간단히 말해서 전화 응답은 수신 전화를 연락 센터에 아웃소싱하는 것입니다. 이 방법의 가장 큰 장점은 걸려오는 전화를 내부적으로 처리할 필요가 없기 때문에 시간이 절약된다는 점입니다. 비즈니스를 간소화하려는 경우 이 서비스는 시간을 확보하여 더 중요한 집안일과 계획에 집중할 수 있기 때문에 이상적입니다. 그렇다면 전화 응답은 어떻게 작동합니까? 고객이 귀하의 사업장 번호로 연락하면 자동으로 귀하의 개인 전화 직원에게 연결됩니다. 귀하의 콜센터 직원은 전화가 신속하게 수신되고 응답하는 동안 귀하의 회사 이름이 언급되는지 확인합니다. 그러면 고객은 제안된 스크립트나 편리한 시간에 다시 전화하라는 메시지의 형태로 도움을 받게 됩니다. 메시지 전달과 관련하여 많은 콜센터에서는 문자 메시지 보내기, 이메일이나 팩스를 통한 메시지 보내기 등 다양한 옵션을 제공합니다. 응답 서비스가 기업에 도움이 될 수 있는지 여부를 결정하기 전에 회사에서 전화가 어떻게 사용되는지, 그리고 이러한 절차를 어떻게 개선할 수 있는지 살펴봐야 합니다.
평소에는 서비스에 대한 여러 전화, 약속 설정을 위한 몇 통의 전화, 약속 확인 또는 수정을 위한 한두 통, 공급업체, 텔레마케터 등으로부터 몇 통의 전화를 받을 가능성이 높습니다. 이제 귀하의 규모로 인해 일반적인 근무 시간을 유지할 수도 있습니다. 근무 시간 이후에도 서비스에 대한 요구 사항이 있으므로 낮 시간에 제공하는 것과 동일한 수준의 도움을 제공하는 것이 유리할 수 있습니다.
회사의 요구 사항과 잠재적인 전화 지원 영역을 분석한 후 여러 응답 서비스를 비교하여 기대에 부응할 수 있는지 확인해야 합니다.
대부분의 전화 서비스는 비슷한 서비스를 제공할 수 있지만 일부 서비스는 다른 서비스보다 더 정교합니다. 예를 들어 특정 서비스는 단지 메시지를 주고받을 수도 있지만 다른 서비스는 비즈니스 소프트웨어를 사용하여 더 복잡한 작업을 수행할 수도 있습니다.
자신의 분야에서 막 사업을 시작한 기업가는 사무실에서 벗어나 네트워크를 구축하고, 잠재 고객을 대상으로 판매 홍보를 하고, 회의에 참석하고, 컨퍼런스 및 교육 세션을 위해 이동하는 시간을 자주 필요로 합니다. 이제 여러분이 그토록 열심히 일하여 얻은 평판을 유지하고 있는지 확인해야 할 순간입니다. 실시간으로 전화를 받기 전에 귀하의 전화 응답 PA는 귀하와 친해지는 것을 임무로 삼을 것입니다. 이를 통해 가상 PA가 가상 통화라 할지라도 귀하와 동일한 방식으로 통화를 처리할 것이라는 확신을 얻을 수 있습니다. 이는 또한 귀하가 발신자로부터 기대할 수 있는 문의 종류를 알고 있음을 나타냅니다. 지식이 풍부한 전화 응답 서비스 담당자를 보유하면 고객에 대한 전문적인 이미지를 유지하는 데 도움이 됩니다.
일부 회사에는 이미 교환대나 안내원이 있을 수 있지만 증가하는 통화량을 처리하고 연중 가장 바쁜 시기의 수요를 충족하기 위해 통화 처리를 아웃소싱해야 할 수도 있습니다. 연차휴가에도 보장이 필요합니다. 통화 처리 기관에서 걸려오는 전화를 처리하면 바쁜 시기에 마음의 평화를 얻을 수 있습니다. 1인 사업자의 경우 전화 응답 서비스가 도움이 될 수 있습니다. 예를 들어, 미용 치료사 또는 전기 공사업자로 일하고 사무실 없이 고객의 집에 자주 방문한다면? 그래픽 디자이너, 회계사, 청소 서비스 등 들어오는 비즈니스를 주로 전화 통화에 의존하지만 직원이 여러 명인 소규모 기업은 정규 접수원을 고용하기 전에 지속적으로 참여하는 톤에 대한 솔루션을 제공하므로 이 서비스를 통해 이익을 얻을 수 있습니다. 여러 위치에 있는 대규모 기업이나 사무실은 전화 응답 서비스를 활용하는 또 다른 비즈니스 범주입니다. 이들 회사는 전화 응답 서비스를 “아웃소싱 또는 오버플로 수신”으로 사용하여 백업 교환대 역할을 하고 통화를 관련 부서나 개인에게 다시 라우팅합니다.
전화 응답 서비스를 선택하는 것은 각자가 스스로 내려야 하는 결정입니다. 귀하는 귀하가 선택한 서비스에 대해 완전한 확신과 믿음을 가지고 있어야 합니다. 귀하의 비즈니스 전화를 가상 접수 서비스에 맡기는 것은 두렵고 스트레스가 될 수 있지만 대부분의 전화 응답 서비스는 귀하와 같은 비즈니스를 돕고 지원하는 데 경험이 풍부하고 정통합니다. 브랜드 가치와 사명 선언문을 검토하고, 귀하가 찾은 내용과 일치합니까? 조사하고, 다른 사람과 상담하고, 직관을 따르십시오.
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